Clés organisationnelles

Objectif de cette boite à outils

Atteindre le niveau 4 sur le critère impératif "Objectif 3.6 : L’ESSMS définit et déploie sa stratégie de gestion du risque médicamenteux "

Rappel de la cotation proposée par le référentiel :

• 1 Le niveau attendu n’est pas du tout satisfaisant
• 2 Le niveau attendu n’est plutôt pas satisfaisant
• 3 Le niveau attendu est plutôt satisfaisant
• 4 Le niveau attendu est tout à fait satisfaisant
• * Le niveau atteint est optimisé (objectif ultime)

Que se passe t il si ce critère impératif n’est pas coté 4 ?

Pendant la visite d’évaluation

• Obligation de compléter un formulaire « critère impératif » généré dans Synae
• Des investigations complémentaires vont être menées par l’évaluateur. Les investigations conduites par l’intervenant se traduisent par des questions posées à la structure :
  • La gouvernance a-t-elle connaissance de la situation et des éléments ayant conduit à la cotation ?
  • La gouvernance a-t-elle analysé les causes de cette situation ?
  • La gouvernance a-t-elle déjà identifié la/les mesure(s) d’amélioration nécessaire(s) ?
  • Un plan d’action a-t-il été défini avec la désignation d’un pilote et la fixation d’échéances ? Les échéances sont-elles cohérentes au regard du risque généré ?
  • Des évaluations et/ou un suivi sont-ils prévus afin de s’assurer de l’efficacité des actions ?

A vous de jouer !

Autoévaluation : un prérequis indispensable

S'évaluer pour bien se préparer à la visite d’évaluation : cela permet de prouver que votre structure s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de la qualité; en identifiant ses points forts et ses points faibles.

Deux grilles d'autoévaluation de la prise en charge médicamenteuse sont disposnibles

• Grille d'Autoévaluation "EHPAD"
• Grille d'Autoévaluation "Handicap"

Structurer les fondamentaux de la prise en charge médicamenteuse

1- Identifier des référents "Médicament" volontaires - constituer et réunir un comité "Prise en charge médicamenteuse (PECM)" - formaliser les liens avec le pharmacien d'officine

• Exemple de fiche de fonction du référent "Médicament"
• Charte de fonctionnement du comité PECM 
• Convention EHPAD-pharmacie d'officine
• Convention ESSMS-handicap-pharmacie d'officine
   

2- Sensibiliser en interne sur les enjeux de la sécurisation de la PECM et les risques d'erreurs médicamenteuses/prendre en compte les interruptions de tâches

• Outils sur les erreurs médicamenteuses
• Outils sur le circuit du médicament en EHPAD
• Outils sur le circuit du médicament en handicap
• Affiche de sensibilisation sur les interruptions de tâches
   

3- Schématiser la prise en charge médicamenteuse des résidents

• Guide qualité de la PECM en EHPAD
• Guide qualité de la PECM en handicap
• Guide qualité de la PECM ESSMS de la protection de l'enfance
• Schéma escargot (OMéDIT Ile-de-France)
• Schéma circuit du médicament handicap (OMéDIT Normandie)
• Procédure Prise en Charge Médicamenteuse (PECM) en ESSMS - Trame rédactionnelle (ARS et OMéDIT Ile-de-France, avril 2023)
• Procédure Prise en Charge Médicamenteuse (PECM) en ESSMS - Trame rédactionnelle (ARS et OMéDIT Normandie, mars 2024)
   

4- Former et sensibiliser : circuit du médicament, erreurs médicamenteuses, gestion des riques, culture de déclaration

• Films d'analyse de scénario 

• Formations en présentiel, distanciel, e-learning :
  • Modules d'e-learning
  • Page "Formations"
     

 Gérer les risques a priori et a posteriori 

Mettre en place un système de déclaration des évènements indésirables (EI), les analyser et identifier des actions correctives

• Réaliser et valider une procédure de gestion des EI : exemple de protocole de gestion des EI en ESSMS
• Valider une charte d'incitation à la déclaration : exemple de charte (OMéDIT Ile-de-France)
• Mettre en oeuvre un système de déclaration des EI : exemple de fiche de déclaration d'un EI (OMéDIT Ile-de-France)
• Mettre en oeuvre une analyse des EI avec suivi de plan d'actions :
   
  • Formation OMéDIT Normandie "Gestion a posteriori des erreurs médicamenteuses"
     

  • Outil d’aide à l’analyse ACRES – Secteur Médico-Social – Qual’Va

  • Annexe échelles de gravité et vraisemblance – Matrice de criticité – Barrières – Qual’Va

  • Affiche Facteurs identifiés – Secteur Médico-Social – Qual’Va

  • Guide Analyse des EIAS – HAS/FORAP

  • Outil d’aide à l’analyse en secteur Sanitaire et Médico-Social – HAS

  • Fiche d'analyse d'un évènement indésirable (OMéDIT Ile-de-France)

  • Fiche 9 – Choisir les évènements et situations à risques à traiter – HAS

Outils et liens utiles

• Continuité de la prise en charge médicamenteuse :
  • Dossier de liaison d'urgence Domicile (DLU-Dom) destiné à d’optimiser la prise en charge en service d'urgence, des personnes âgées et des personnes en situations de handicap vivant à domicile (HAS)
  • Dossier de liaison d’urgence (DLU) – Outil organisation des parcours de soins en EHPAD (collaboration HAS et ANESM)
  • Avis du 21/12/2017 du Conseil national de l'ordre des médecins sur la retranscription des ordonnances
     
• Stupéfiants :
  • Conditions de prescription des médicaments stupéfiants et assimilés (Meddispar)
  • Règlementation relative à l'addictovigilance
     
• Solutions multidoses
  • Conservation des multidoses (Document collaboratif ADIPh)
  • Bonnes pratiques de préparation et d'administration des solutions buvables multidoses (OMéDIT Centre-Val de Loire)
     
• Produits thermosensibles
  • Produits de santé thermosensibles
     
• Interruptions de tâches
  • Accompagnement OMéDIT
     
• Aide à la prise (Outils ARS et OMéDIT Ile-de-France)
  • Fiche pratique : focus règlementaire + note juridique "Que dit la loi?"
  • Fiche pratique : bonnes pratiques
  • Fiche partique : surveillance
  • Parcours d'habilitation à l'aide à la prise
  • Fiche mémo "Voie cutanée"
  • Fiche mémo  "Voie oculaire"
  • Fiche mémo "Voie ORL"
     
• MEOPA 
  • Fiche réflexe administration MEOPA en ESMS (ARS et OMéDIT Ile-de-France)

Appui méthodologique OMéDIT Qualva - Sécurisation de la prise en charge médicamenteuse en EHPAD (2023)

L’OMéDIT Normandie, en collaboration avec le réseau Qual’Va, ont proposé un appui méthodologique sur la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse en EHPAD  sur une période d’1 an : décembre 2022 à décembre 2023.

Vous pouvez retrouver :

• le webinaire « 30 minutes pour comprendre » : diaporama et vidéo de présentation de la démarche
• le support de communication proposées aux 40 équipes impliquées.

Etape 3 de l'accompagnement : travailler sur les prescriptions

En lien avec cette étape 3 , retrouvez les outils de réévaluation et d'optimisation des prescriptions sur nos pages dédiées à cette thématique :

• Formations interprofessionnelles
• Ressources pédagogiques
• Kit de sensibilisation 
• Webinaires
• Chutes et iatrogénie médicamenteuse